Exkurs: Buchführung
Für die Initiativen ist es wichtig einen Nachweis zu führen über die eingegangenen Spenden, Förderbeiträge und die Kosten für Versicherung, Wartung und Reparatur u.a..
Dafür reicht es aus, die Einnahmen und Ausgaben nach folgendem Schema für die (Bar-)Kasse zu buchen:
| Datum | Beleg | Vorgang | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.17 | Kassenbestand | 120,30 € | |||
| 03.01.17 | Eigenbeleg | Spende Nutzer XY | 2,50 € | 122,30 € | |
| 05.01.17 | Kassenzettel | Rücklicht neu für LR AB | 11,00 € | 111,50 € | |
| Summen | 2,50 € | 11,00 € |
Diese Übersicht lässt sich mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie EXCEL leicht anlegen und automatisieren.
Für einen Verein ist die Einnahmen/Ausgaben-Rechnung Mindestvoraussetzung.
Alle Vorgänge sind durch Belege zu dokumentieren: Quittungen, Kassenzettel, Einnahme- und Ausgabebelege (Eigenbelege), Rechnungen.
Sollte ein Bankkonto vorhanden sein, ist es einfacher alle Zahlungen über dieses zu veranlassen, weil dann der Kontoauszug sämliche Vorgänge enthält.
Man kann aber auch die oben erwähnte Tabelle um die Spalten für das Bankkonto Einzahlung, Auszahlung, Bestand erweitern.
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